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Dokumentenmanagement mit elektronischen Archivierungssystemen von Rachny

Systeme für ein rechtssicheres Dokumentenmanagement System (DMS) sind komplizierter als sie auf den ersten Blick scheinen.
Man muss schon genauer hinsehen um die Komplexität und die Möglichkeiten hinter einem modernen Dokumentenmanagement System zu erfassen.

Einfaches organisieren war gestern
Seit der Einführung erster elektronischer Archivierungssysteme sind die Anforderungen ständig gestiegen - nicht zuletzt durch die Vorgaben des Gesetzgebers.

Moderne Systeme zum Dokumentenmanagement erleichtern den Zugriff auf alle relevanten Informationen für ein erfolgreiches Business und leisten, bei einer optimalen Anpassung an die Unternehmensstruktur, einen wesentlichen Beitrag für effiziente Arbeitsprozesse.

Im Folgenden die wichtigsten Punkte bei denen Sie der RACHNY Kopiervertrieb in Ihrem Dokumentenmanagement unterstützt.

Einhaltung gesetzlicher Vorgaben

Die rechtssichere Archivierung von Unternehmens-Dokumnenten konzentriert sich im Wesentliche auf 2 Hauptpunkte:

  • Ersetzen vorhandener Dokumente: Einscannen mit anschliessendem vernichten
  • Empfang elektronischer Dokumente

Beiden gemeinsam ist der benötigte Nachweis, dass es sich bei dem eingescannten Dokument tatsächlich um das Original handelt. Die einfache Speicherung der so entstandenen Datei auf einem Server erfüllt diese Nachweispflicht nicht. Gesetzlich vorgeschrieben ist eine individuelle Verfahrensdokumentation.


Zentraler, ortsunabhängiger Zugriff auf alle archivierten Dokumente

Mobilität hat ihren Preis. Ob von unterwegs vom Laptop, von zuhause am PC oder im Unternehmen, überall gilt das Gleiche: ein schneller und reibungsloser Zugriff auf alle relevanten Dokumente muss gewährleitet sein - sicher und zuverlässig.

Moderne Dokumentenmanagement Systeme regeln das für Sie, damit sie jederzeit von überall per Internet an Ihre Dokumente kommen.

Statt installierter Software, Zugriff auf Ihr DMS per Browser - unabhängig vom verwendeten Betriebssystem oder Hardware (PC, Laptop, Tablet oder sogar Smartphone).


Storage Solutions - Alle Informationen zentral an einem Ort

Hängeregistraturen, Dateikästen, Aktenordnerberge, ja sogar ausgedruckte E-Mails: Die Arbeitsweise mit konventionellen Ablagesystemen ist langsam und zeitaufwendig. Produktivitätssteigerung und Kostenersparnis versprechen hingegen moderne elektronische Archivierungssysteme.

Dezentrale Vorhaltung unternehmensrelevanter Daten bilden heute die digitale Realität. E-Mails liegen auf dem Mail-Server, Kundendaten im Customer Relation System (CRS), Daten zur Ressourcenplanung im Enterprise Resource Planning (ERP ).

Sämtliche Daten sind von autorisiertem Mitarbeiter jederzeit abrufbar.

Dokumentenmanagement Systeme vom RACHNY Kopiervertrieb behalten für Sie den Überblick und sorgen dafür, dass nicht nur gesucht wird sondern auch gefunden.

Schneller Zugriff: hohe Produktivität

In einer gewachsenen Unternehmen-IT folgt die Speicherung der Daten nur selten einer homogenen Struktur. Word-Dokumente, Excel-Tabellen, E-Mails... gespeichert wird auf Festplatte, Unternehmens-Server, in der Cloud oder USB-Stick. Kurz gesagt: gespeichert wird dort wo gerade Platz ist.

Langwieriges Suchen jedoch ist Gift für effizientes arbeiten. Dokumentenmanagement Systeme vom RACHNY Kopiervertrieb helfen Ihnen Zeit einzusparen. Indexierung der jeweiligen Dokumente und die Auszeichnung mit Meta-Daten (Verschlagwortung) verkürzen die Suchzeit Ihrer Angestellten auf ein Minimum.

Noch nie war das gezielte Auffinden einer Informationen zu einer bestimmten Rechnungs- oder Kundennummer so einfach.


Zusammenarbeiten im Team

Die beiden wichtigsten Voraussetzungen für ein erfolgreiches arbeiten im Team: Kommunikation sowie das Teilen von Informationen.

Jederzeit auf dem Laufenden sein über aktuellen Projektstand? Kein Problem: Die Kommunikation in Ihrem Team läuft über Ihr DMS. Über Notiz- und Kommentarfunktionen tauschen sich Ihre Mitarbeiter untereinander aus. So behalten Ihre Teammiglieder stets den Überblick über alle Informationen.

Selbst externe oder temporäre Mitarbeiter können in einem modernen Dokumentenmanagemenst System in den Informmationsfluss eingebunden werden. Ein erheblicher Sicherheitsaspekt gegenüber Dropbox- oder Cloud-Lösungen.